Schiphol

Online offerteloket applicatie, efficiëntie voor de inkooporganisatie

Het bedrijf

Amsterdam Airport Schiphol is de grootste luchthaven van Nederland en een belangrijke luchthaven in Europa. In 2019 was Schiphol met ruim 71 miljoen passagiers de derde drukste luchthaven van Europa en met 1,57 miljoen ton vracht de vierde in vrachtvolume.

De missie van Schiphol is Connecting the Netherlands, oftewel Nederland optimaal verbinden met de rest van de wereld. Dit doet Schiphol met ruim 320 bestemmingen in bijna 100 landen waarop door 102 luchtvaartmaatschappijen wordt gevlogen vanuit Schiphol.

Logo Schiphol
De uitdaging

De uitdaging

Schiphol biedt de infrastructuur en faciliteiten voor zowel reizigers als goederen die via Schiphol worden vervoerd. De hiervoor benodigde bouwgerelateerde werkzaamheden worden bij de bouwmaatschappijen: BAM, Heijmans en VolkerWessels neergelegd. Zij hebben met Schiphol onder de noemer “Main Contracts 2019” een strategisch partnership afgesloten.
De inkooporganisatie van Schiphol diende offerteaanvragen op drie verschillende manieren bij deze partijen in.

  • Per e-mail met een Word formulier.
  • Per e-mail met een Excel formulier.
  • Via een webformulier van de bouwmaatschappij.

Deze werkwijze had de volgende nadelen:

  • Er was geen totaaloverzicht van de lopende offerteaanvragen.
  • Onduidelijkheid over wanneer, welk formulier er gebruikt werd.
  • Onduidelijkheid welke informatie er aangeleverd moest worden.
  • Geen inzicht in welke fase een offerteaanvraag zich bevond.
  • Er konden niet altijd bijlagen meegestuurd worden.
  • Kans op fouten en miscommunicatie door de verschillend gehanteerde werkwijzen.

De oplossing om het proces van de “Main Contracts 2019” offerteaanvragen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen moest voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Eén vaste structuur van aanvragen.
  • Eenvoudige en duidelijke werkwijze creëren.
  • Alle offertegegevens op één locatie.
  • Eenvoudig de stappen in het aanvraagproces kunnen wijzigen.

De oplossing

De gekozen oplossing is een applicatie met de functie van een online offerteloket. Het online offerteloket beschikt over verschillende stappenplannen, deze zijn afhankelijk van:

  • type aanvraag
  • afdeling
  • bouwmaatschappij
  • type activiteit
  • type werkzaamheden
  • opdrachtwaarde

Een medewerker doorloopt een aantal eenvoudige stappen waarin de verschillende afhankelijkheden zijn verwerkt en maakt zo altijd een complete offerteaanvraag zonder dat hiervoor een instructie benodigd is.
Via een sjabloon wordt de offerteaanvraag gecomplementeerd met een conceptovereenkomst en mogelijk gewenste bijlagen. Zodra de offerteaanvraag compleet is ontvangt de bouwmaatschappij een e-mail met daarin in een link. Via deze link kunnen zij inloggen om de aanvraag te bekijken en de gewenste documenten te downloaden. Hierdoor is het mogelijk om met grotere bestanden te werken dan de veel voorkomende e-mail limiet van 10MB.
De inkoopmedewerker die de aanvraag heeft ingediend en de afdeling inkoop ontvangen een kopie van de aanvraag.

    De oplossing
    De oplossing
    Voor de technici

    Voor de technici

    De gebruikte technieken en standaarden voor Identity Access Management (IAM) zijn:

    • SCIM (System for Cross-domain Identity Management)
    • SSO (Single Sign On) 
    • OAuth2 (Open Authorization)
    • JWT (JSON Web Tokens)
    • OpenID
    • RSA keys

    Toekomstige verbeterslagen

    Alle data wordt centraal opgeslagen in een database zodat er later uitbreidingen mogelijk zijn. Om vlot tot een resultaat te komen is er gekozen om te werken in fases. De applicatie is zo ontwikkeld dat de volgende verbeterslagen mogelijk zijn:

    • Dashboard met status offerteaanvragen per medewerker en afdeling.
    • Automatische signalering van doorlooptijden.
    • Bouwbedrijven handelen de offerteaanvraag af in het offerteloket.
    • Chatfunctie voor overleg tussen medewerkers of tussen medewerker en maincontractor.

    Achtergrond blauw
    Schipholl

    Op zoek naar een partner,
    voor de doorontwikkeling van jouw bedrijfsapplicatie?

    Neem nu contact met ons op

    Logo Webbureau Safira Geldermalsen

    Bosmanskamp 1b
    4191 MS Geldermalsen

    0345-228300
      info@safira.nl

    De nieuwste tips & tricks in je mailbox?
    Schrijf je in!

    E-mailadres
    Verzenden
    • Continue mensgericht verbeteren
    • Webbureau Safira is gevestigd in Geldermalsen vlakbij Leerdam, Buren, Zaltbommel, Tiel, Culemborg en centraal tussen Den Bosch en Utrecht.
    Mijn winkelwagen

    U heeft nog niks in uw winkelwagen.